Indkøbet af engangsservice til catering begynder med menuen og slutter med en konkret plan for, hvor tingene skal stå. En portionsanrettet frokost kræver noget andet end en buffet, hvor gæsterne går flere gange. Tallerkener, bægre og bestik skal passe både til maden og til måden, den serveres på. Får du afklaret antal, materialer og pakningsstørrelser før bestillingen, mindsker du risikoen for at mangle service undervejs eller stå tilbage med kasser, der ikke passer til opgaven.

Vælg engangsservice til catering efter menuen

Start med at skrive menuen ned, ret for ret. Notér derefter, hvad hver ret kræver af service. En pastaret med sauce stiller andre krav til tallerkenens kant og stivhed end et stykke tærte med salat. Suppe kræver en beholder beregnet til varm, flydende mad, mens en dessert i små portioner måske kan anrettes direkte i det bæger, gæsten spiser af. Skel også mellem emballage til transport og service, der først skal bruges ved bordet.

Vurder portionens faktiske størrelse frem for kun at se på tallerkenens diameter. En bred kant kan efterlade forholdsvis lidt plads til maden. Ved en buffet skal tallerkenen kunne rumme flere elementer, uden at dressingen løber ud over kanten. Spiser gæsterne stående, skal de desuden kunne holde tallerkenen med én hånd. Her betyder form og stivhed ofte mere end et par ekstra centimeter i bredden.

Prøv bestikket sammen med retten. En gaffel, der fungerer til kartoffelsalat, er ikke nødvendigvis praktisk til et fast stykke kød. Bed eventuelt om vareprøver, og afprøv en hel portion med det valgte service. Fyld tallerkenen, lad maden stå lige så længe, som du forventer ved serveringen, og prøv derefter at skære i retten. Så kan du finde svage punkter, før du køber flere hundrede stykker.

Beregn mængden af engangsservice til catering pr. servering

Gæsteantallet er kun udgangspunktet for beregningen. Det afgørende er, hvor mange gange hver gæst forventes at tage nyt service. Til en frokost med én udleveret portion kan du regne med én tallerken pr. person. Ved en buffet med både kolde og varme retter vil nogle gæster måske tage en ny tallerken undervejs. Dessert og kaffe skal tælles særskilt, selv om de serveres i samme lokale og kort efter hinanden.

Brug konkrete forudsætninger i beregningen. Til eksempelvis 80 gæster med én frokosttallerken og én dessertskål pr. person er grundbehovet 80 af hver. Lægger du 10 procent til som reserve, bliver det 88 tallerkener og 88 skåle. Reserven er et regneeksempel, ikke en fast regel. Ved udlevering fra en bemandet disk kan forbruget styres mere præcist end ved fri adgang til stabler på en buffet.

Rund derefter op efter varernes pakningsstørrelser. Sælges tallerkenerne i pakker med 50, skal du bestille to pakker for at dække behovet på 88. Tjek samtidig, om den angivne mængde gælder en enkelt pakke eller en hel karton. Husk at tælle personale, hjælpere og aftalte ekstra portioner med. Antallet af drikkebægre bør beregnes efter, hvor mange gange der serveres drikkevarer, ikke blot efter antallet af personer. Vand til maden og kaffe efter desserten kræver forskelligt service. Tag også højde for, at gæsterne kan smide deres bæger ud og hente et nyt senere.

Kontrollér materiale, temperatur og kontakt med mad

Materialets navn fortæller ikke i sig selv, hvad produktet kan bruges til. To tallerkener af samme type materiale kan have forskellige egenskaber på grund af konstruktion, tykkelse og belægning. Læs derfor produktets anvendelsesoplysninger. Se efter, hvilke fødevarer det er beregnet til, og om der er begrænsninger for temperatur og kontakttid. Varm, fedtholdig eller syrlig mad kan stille andre krav end et tørt stykke brød, som kun ligger kort tid på tallerkenen. Hvis menuen omfatter både varme og kolde retter, skal engangsservice til events vurderes ud fra kravene til hver enkelt servering.

Skal maden varmes i beholderen, skal producentens anvisninger tillade den påtænkte opvarmning. En beholder til varm mad er ikke automatisk egnet til ovn eller mikrobølgeovn. Det samme gælder låget, som kan have andre begrænsninger end selve beholderen. Få anvendelsen afklaret hos leverandøren før bestilling, hvis du er i tvivl. Gem produktoplysningerne sammen med ordren, så køkken og serveringspersonale har adgang til de samme anvisninger.

Til retter med meget væske bør du også vurdere tæthed og form. Låget skal passe til netop den beholder, du bestiller. Det er ikke nok, at diameteren er omtrent den samme. Prøv beholder og låg sammen med den planlagte fyldmængde, og kontrollér, at kanten ikke bliver tilsmudset under påfyldning. Under transporten skal beholderne stå stabilt i kasserne. Selv en tæt lukning kan ikke kompensere for skæve stabler eller beholdere, der bliver klemt mellem andre varer.

Sammenlign prisen på hele serveringen

Tallerkenens stykpris er kun en del af indkøbet. Beregn i stedet prisen på en komplet servering med det bestik, den serviet og det eventuelle låg, der skal bruges. Skal gæsten have både hovedret, dessert og kaffe, bør hver del have sin egen beregning. Så kan du se, om en besparelse på én vare bliver spist op af ekstra tilbehør eller et større forbrug et andet sted.

Et tænkt regneeksempel er en tallerken til 1,20 kr., et bestiksæt til 0,90 kr. og en serviet til 0,25 kr. Det giver 2,35 kr. pr. frokostservering før reserve, fragt og eventuel moms. Tallene er kun til illustration. Brug de faktiske priser i tilbuddene, og sammenlign dem på samme momsgrundlag. Medtag også fragtgrænser og eventuelle gebyrer, så tilbuddene vurderes på ens vilkår.

Store kartoner kan give en lavere stykpris, men kræver lagerplads og en plan for at bruge resten. Køber du 500 specialformede dessertbægre til et arrangement med 80 gæster, optager du plads med en vare, som måske ikke passer til næste menu. Undersøg derfor, om varerne fås i mindre pakninger, og kontrollér leveringsdatoen inden betaling. En lav pris hjælper ikke meget, hvis varerne ankommer efter køkkenets planlagte pakning, eller en nødvendig del af ordren er i restordre.

Pak indkøbet efter arbejdsgangen på dagen

Tæl og kontrollér varerne ved levering, mens der stadig er tid til at rette fejl. Sammenhold varenummer, størrelse og antal med ordrebekræftelsen. Åbn en prøvepakke med beholdere og låg, og kontrollér pasformen. Se også efter transportskader, især på kanter og lukkeflader. Resten kan blive i emballagen frem til klargøringen, så delene holdes samlet og beskyttet under opbevaringen. Opbevar dem tørt, og følg producentens eventuelle anvisninger.

Pak til arrangementet efter funktion i stedet for blot at tage hele lagerkasser med. Service til frokostbuffeten bør ligge samlet, mens dessertskåle og kaffeservice kan pakkes separat. Skriv indhold og antal tydeligt på transportkasserne. Skal to serveringssteder åbne samtidig, skal begge have deres egen startbeholdning. Ellers risikerer personalet at skulle lede efter gafler i den anden ende af lokalet, netop når gæsterne stiller sig i kø.

Fordel også reserven med omtanke. Læg en mindre mængde tæt på serveringen og resten et aftalt sted, som personalet kender. Udpeg en person til at holde øje med beholdningen undervejs, især ved selvbetjening. Efter arrangementet kan uåbnede pakker tælles, mens rester fra åbne pakker vurderes ud fra opbevaring og håndtering. Notér det faktiske forbrug sammen med gæsteantal og menu. Skriv eksempelvis, hvor mange ekstra tallerkener buffeten krævede, og om kaffebægrene slap op før sidste servering. Brug noterne til at justere antal og reserve ved næste bestilling.